1. Titolare e contatti
La presente informativa descrive come ProntoFacile tratta i dati personali raccolti tramite la landing page, la dashboard, la registrazione, l'assistenza e l'uso del servizio. Il titolare del trattamento per i dati di account, fatturazione, sicurezza e supporto è il soggetto che eroga ProntoFacile indicato nel contratto o nell'ordine di servizio. Per richieste privacy puoi scrivere a privacy@prontofacile.it.
Per le chiamate gestite dal servizio per conto del cliente, il cliente rimane titolare del trattamento verso i propri clienti, pazienti, ospiti o contatti. ProntoFacile opera come responsabile del trattamento secondo il Data Processing Agreement.
2. Dati trattati
- Dati di contatto e registrazione: nome, email, azienda, tipo di attività e credenziali cifrate.
- Dati di utilizzo: accessi, log tecnici, chiamate, minuti usati, configurazioni e richieste di supporto.
- Dati di pagamento e licenza: piano, stato licenza, consumi e dati necessari alla fatturazione.
- Dati trattati per conto del cliente: numeri chiamanti, conversazioni, trascrizioni, riepiloghi, prenotazioni, appuntamenti, ordini, FAQ e registrazioni se abilitate.
- Dati potenzialmente particolari: nei casi dentistici o relativi ai servizi alla persona, il chiamante potrebbe comunicare informazioni sulla salute o esigenze personali; tali dati sono trattati solo per erogare il servizio configurato dal cliente.
3. Finalità e basi giuridiche
- Creazione e gestione dell'account, autenticazione, dashboard e licenza: esecuzione del contratto o misure precontrattuali.
- Sicurezza, prevenzione degli abusi, log tecnici e continuità del servizio: legittimo interesse e obblighi di legge.
- Fatturazione, contabilità e adempimenti fiscali: obbligo legale.
- Assistenza e gestione delle richieste: esecuzione del contratto o misure precontrattuali.
- Comunicazioni operative sul servizio: esecuzione del contratto.
- Marketing diretto non necessario al servizio: previo consenso separato, quando richiesto.
4. Conservazione
I dati dell'account sono conservati per la durata del rapporto e successivamente per il periodo necessario a gestire obblighi legali, contabili, di sicurezza e contenziosi. Log, trascrizioni, registrazioni e dati di chiamata sono conservati secondo il piano, la configurazione del cliente e le policy di retention concordate. Alla chiusura del rapporto, i dati trattati per conto del cliente vengono cancellati o restituiti secondo il Data Processing Agreement, salvo obblighi di legge.
5. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati da personale autorizzato e da fornitori necessari al servizio, tra cui fornitori di hosting, telefonia, trascrizione vocale, sintesi vocale, modelli linguistici, email, pagamenti, logging, backup e assistenza. I fornitori sono selezionati con accordi contrattuali adeguati e istruzioni coerenti con il GDPR.
6. Trasferimenti fuori dallo SEE
Quando un fornitore tratta dati fuori dallo Spazio Economico Europeo, ProntoFacile utilizza le garanzie previste dal GDPR, come decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o misure supplementari applicabili.
7. Sicurezza
ProntoFacile applica misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui cifratura in transito, controllo degli accessi, segregazione dei tenant, backup, logging, monitoraggio, principio del minimo privilegio e procedure per gestire gli incidenti di sicurezza.
8. Diritti degli interessati
Gli interessati possono chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e, dove applicabile, revoca del consenso. Le richieste sui dati dei chiamanti gestiti per conto del cliente devono essere indirizzate prima al cliente titolare; ProntoFacile lo assisterà secondo il Data Processing Agreement. Resta il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente.
9. Accettazione durante la registrazione
Per completare la registrazione è necessario dichiarare di aver letto e accettato la presente Privacy Policy. ProntoFacile registra nel proprio database la versione del documento, la data e l'ora dell'accettazione, il nome, l'email, l'utente e l'organizzazione associata. Il registro è conservato per documentare la versione accettata e l'avvenuta presa visione.
10. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, tecniche o del servizio. La versione e la data riportate all'inizio della pagina consentono di identificare il testo applicabile. In caso di cambiamenti rilevanti, ProntoFacile informerà gli utenti attraverso i canali disponibili e, quando necessario, richiederà una nuova accettazione.