1. Parti e ruoli
Il presente Data Processing Agreement regola il trattamento dei dati personali effettuato da ProntoFacile per conto del cliente che configura e usa il servizio. Il cliente agisce come titolare del trattamento. ProntoFacile agisce come responsabile del trattamento limitatamente ai dati di clienti finali, pazienti, ospiti, chiamanti, staff e contatti gestiti tramite voicebot, dashboard e integrazioni.
2. Oggetto, durata, natura e finalità
- Oggetto: gestione telefonica, raccolta richieste, prenotazioni, appuntamenti, FAQ, trasferimento allo staff, riepiloghi e dashboard.
- Durata: per tutta la durata del rapporto tra cliente e ProntoFacile, salvo obblighi di conservazione o tempi tecnici di cancellazione.
- Natura: ricezione chiamate, trascrizione, generazione risposta vocale, salvataggio riepiloghi, gestione appuntamenti e configurazioni.
- Finalità: erogare il servizio richiesto dal cliente e assistere il cliente nella gestione delle richieste telefoniche.
3. Categorie di dati e interessati
- Interessati: chiamanti, clienti, pazienti, ospiti, potenziali clienti, personale del cliente e utenti dashboard.
- Dati comuni: nome, telefono, email se comunicata, preferenze orarie, prenotazioni, appuntamenti, richieste, note, transcript, registrazioni se abilitate.
- Dati operativi: log, ID chiamata, durata, stato, riepiloghi, configurazioni, FAQ, disponibilità e dati di integrazione.
- Dati particolari: possibili informazioni sanitarie o esigenze personali comunicate spontaneamente, soprattutto in ambito dentistico o servizi alla persona.
4. Istruzioni del cliente
ProntoFacile tratta i dati personali solo su istruzione documentata del cliente, inclusa la configurazione dei flussi, delle FAQ, delle regole di escalation e delle integrazioni. Il cliente garantisce di avere una base giuridica adeguata per trattare i dati dei propri interessati, inclusi eventuali dati particolari.
5. Obblighi di ProntoFacile
- Trattare i dati solo per fornire il servizio e secondo istruzioni documentate.
- Garantire riservatezza del personale autorizzato.
- Applicare misure tecniche e organizzative adeguate al rischio.
- Assistere il cliente, per quanto possibile, nelle richieste degli interessati.
- Assistere il cliente su sicurezza, data breach, valutazioni d'impatto e consultazioni preventive quando applicabile.
- Cancellare o restituire i dati al termine del servizio, salvo obblighi di conservazione.
- Mettere a disposizione informazioni ragionevoli per dimostrare la conformità del trattamento.
6. Sub-responsabili
Il cliente autorizza ProntoFacile a usare sub-responsabili necessari al servizio, ad esempio hosting, telefonia, STT, TTS, modelli linguistici, email, pagamenti, monitoraggio e backup. ProntoFacile impone ai sub-responsabili obblighi sostanzialmente equivalenti e informa il cliente di cambi rilevanti, dando la possibilità di opporsi per motivi ragionevoli.
7. Sicurezza
Le misure includono, secondo disponibilità tecnica e rischio: cifratura in transito, segregazione tenant, autenticazione, autorizzazioni per ruolo, logging, backup, monitoraggio, hardening applicativo, limitazione degli accessi amministrativi e procedure di risposta agli incidenti.
8. Data breach
ProntoFacile informa il cliente senza ingiustificato ritardo dopo essere venuta a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi dati trattati per conto del cliente e fornisce le informazioni ragionevolmente disponibili per consentire al cliente di adempiere ai propri obblighi.
9. Trasferimenti internazionali
Se il trattamento comporta trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo, ProntoFacile usa strumenti previsti dal GDPR, incluse decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard e misure supplementari ove necessarie.
10. Audit e cancellazione
Il cliente può richiedere informazioni ragionevoli sulla conformità del trattamento. Eventuali audit devono essere concordati con preavviso, nel rispetto della sicurezza e della riservatezza degli altri clienti. Alla cessazione, ProntoFacile cancella o restituisce i dati personali secondo istruzioni del cliente, salvo obblighi di legge o copie di backup cancellate secondo ciclo tecnico.
11. Accettazione
L'accettazione elettronica durante la registrazione vincola il cliente al presente DPA. ProntoFacile registra versione, timestamp, nome, email, utente e tenant dell'accettante.